دستورالعمل تهیه و نگارش پروپوزال

 (PROPOSAL)

مقدمه وضرورت :

هدف كلي هر پروپوزال ایجاد شناخت ویا ترغيب خواننده آن به انجام كاري است. اين خواننده مي تواند يك مشتري بالقوه باشد كه در نظر داريم تا نسبت به  خدمات ومحصول ما آشنائی یافته ویا به ارتباط ،حمایت ویا مشارکت با شرکت ما ترغیب گردد، و يا چنانچه می خواهیم كارفرمايي را به سرمايه گذاري دراجراي يك پروژه تشویق وترغيب نمائیم.

درهر پروپوزال يك طرح ویا راهکار براي برآورده ساختن يك نياز پيشنهاد مي گردد که دريافت كننده آن، پيشنهادات ارائه شده را با توجه به نوع طرح و ساختارنوشتاری و مستندات قوی ومستدل پروپوزال مزبور میزان پاسخگوئی به سوالات زير را در پروپوزال مد نظر گرفته  و مورد ارزيابي قرارخواهد داد:

• ·    پيشنهاد ما چيست؟
• ·    براي انجام آن چگونه طرحريزي كرده ايم؟
• ·    چه زماني را براي انجام آن برنامه ريزي كرده ايم؟
• ·    چقدر هزينه براي انجام اين طرح لازم است؟
• .  چگونه وبه چه میزان در تحقق اهداف و انتظارات سازمان                                             متبوع نقش خواهد داشت؟

در نگارش پروپزال سطح دانش مخاطبين  و نيز موقعيت آنان بايستي در نظر گرفته شود. اگر مخاطب پروپوزال داراي رشته علمی دیگری بوده ویا دانش و تخصص كافي نسبت به موضوع ارائه شده ندارد، ضروریست تا در ابتداي پروپوزال يك مقدمه اجرايي به زبان ساده ، عمومی و گویا آورده شود.

براي نگارش يك پروپوزال استاندارد كاملاً تعريف شده اي وجود ندارد، ليكن قالبهای متعددي موجود است و برخي از سازمانها، بخصوص سازمانهاي سرمايه گذار و اعطا كننده كمكهای اعتباری و مالي، فرمت هاي از پيش تعيين شده اي را با توجه به نوع کار و یا مختصات خدمات قابل ارائه خود در نظر گرفته اند که با توجه به مشترکات عمده ای که در کلیه  آنها مشهود است می توان يك قالب كلي را با محتویات زیر در نظر گرفته و پیشنهاد نمود:

قالب كلي تهیه و نگارش يك پروپوزال  

۱. مقدمه:   

*معرفي پروپوزال

اگر پروپوزال در پاسخ به يك “درخواست پروپوزال“  ارسال مي گردد، مقدمه اي براي آن فراهم شده و در آن شماره، تاريخ، شماره تماس با مشتري يا كارفرما و جزئیات دیگر مورد نیازآورده شود. در غير اينصورت، دليل ارسال پروپوزال، دريافت كننده آن (با نام) و چگونگي پاسخ مورد انتظارتان را بطور خلاصه و در ابتدا ذكر گردد.

*معرفي سازمان ارسال كنده پروپوزال

سازمان ارسال كننده را به روشني معرفي كرده و بر ارزش نقش آن براي كارفرما يا مشتري تاكيد كنيد.

*سوابق كاري

تجارب و سوايق كاري سازمان يا شركت خود را بطور خلاصه ذكر كنيد.

۲. محصولات ارائه شده:

*طراحی ومعماري

معماري و طراحی مورد نظر جهت محصولات يا خدمات ارائه شده را شرح دهيد.

*اجزاء وپيكربندي

نحوة پيكربندي واجزاء محصولات یا خدمات خود را بيان كنيد.

*جنبه هاي خاص و مزايا

اصلي ترين جنبه هاي محصولات پيشنهادي و مزاياي مربوط به آنها را شرح دهيد.

 *مشخصات

عملكرد و ساير مشخصات محصولات پيشنهادي را شرح داده و يا در ضميمه پروپوزال بياوريد.

۳. خدمات ارائه شده:

*بكارگيري

نحوه نصب و بكارگيري را شرح دهيد.

*يكپارچه سازي

نحوه يكپارچه سازي با محيط موجود را شرح دهيد.

*نگهداري و پشتيباني

نگهداري و پشتيباني فراهم شده براي مشتري را بيان كنيد.

*روش تحويل

روش تحويل خدمات و رويه هاي مربوطه را بيان كنيد.

*كاهش ريسك

تعريف واقع بينانه اي از ريسك هاي قابل پیش بینی درپروژه و نحوه كاهش آنها را ارائه دهيد.

*تضمين كيفيت

انچه را که براي تضمين كيفيت براساس استانداردهای حرفه ای مورد نیازبوده و انجام خواهيد داد، بیان نمائید.

۴. تجارب و سوابق كاري مرتبط:

*خلاصه اي از پروژه هاي انجام شده

توصيف پروژه هاي مشابهي كه قبلاً توسط شركت انجام شده است.

*مراجع و شواهد

شواهد و نقطه نظرات مشتريان قبلي خود را ذكر كنيد.

۵. هزينه  و قيمت گذاري:

*روش تعيين قيمت

قيمت مورد نظر چگونه محاسبه شده است؟

*قيمت گذاري

قيمت محصولات و خدمات خود را بيان كنيد.

*نحوه پرداخت

نحوه پرداخت قيمت محصولات يا خدمات خود را بيان كنيد.

۶. جذب سرمایه گذاری واعتبارات:

چنانچه در پروژه مورد نظر مواردی از قبیل جذب سرمابه گذاری اشخاص ثالث ویا امکان اخذ وام واعتبارات از نهادهای پولی و اعتباری داخلی ویا خارجی پیش بینی  شده، مطلوب است تا راهکارهای اداری وقانونی آنها ونیزنحوه و مدت زمان قابل پیش بینی برای دستیابی به این منابع ذکر گردد.

۷. موارد قانوني:

هرگونه موارد پیگیری و یا ضرورتهاي قانوني قراردادها وتعهدات مربوطه را بطور مشخص و با ذکر مبانی و مراجع قانونی هریک بيان كنيد.

توضیح:سرفصل هاي ذكر شد در قالب یک طرح کلی و به منظور نظامند کردن نحوه ارائه پروپوزال تهیه وتدوین گردیده وصرفآجایگاه پيشنهادی دارد که به اقتضای نوع کار وخدمات مورد نظر،در صورت نیاز قابل  تغییرخواهد بود